Időgazdálkodás? Fókusz!

1. Először is készíts egy listát, amire minden, éppen aktuális feladatunkat felírod.
2. Ezután valahogy verd ki a fejedből, hogy ezeknek a feladatoknak van határideje, és csupán fontosság szerint osztályozd őket fontos és kevésbé fontos jelöléssel.
3. Most térj vissza a realitásokhoz, és a listádon jelöld a tényleges határidőket ugyancsak két osztályba sorolással, sürgős és kevésbé sürgős jelöléssel.
4. Végül rajzolj egy 2×2-es táblázatot, amelybe írd bele az előbb kategorizált feladataidat.
   • Bal felső sürgős, de nem fontos
   • Jobb alsó fontos, de nem sürgős
   • Bal alsó nem fontos és nem is sürgős
   • Jobb felső sürgős és fontos is.

Most, hogy ezzel végeztünk a következő a teendő: A sürgős és fontos feladatokat azonnal megcsinálod, a fontos, de nem sürgős feladatokat későbbre ütemezed, a nem fontos és nem is sürgős feladatokat egyszerűen ejted, végül a sürgős, de nem fontos feladatokat vagy gyorsan megoldod, vagy későbbre ütemezed (ha csak lassan tudnád megcsinálni, akkor inkább halasztod).

A fenti módszer ugyan népszerű az időgazdálkodás tárgykörében, de az alábbiakban szeretnék egy személetesebb alternatívát kínálni a feladataink rendezésére. A módszer lényege, hogy az elvégzendő feladatok csoportosítására egy természetes analógiarendszert használ.

1. Első lépésben vegyél egy tiszta, fehér lapot és rajzolj a közepére egy kört. Ez leszel Te. (Remélem, nem nehéz elképzelni.)
2. Most rajzold körbe az „énedet” az életed részét képező fontos eseményekkel, feladatokkal, személyekkel, közösségekkel. Olyan dolgokkal, amelyekre felhasználod az idődet. Például ábrázolhatod egy-egy körrel a családod, párkapcsolatod, munkahelyed, szabadidős tevékenységeidet, stb. A körök „énedtől” való távolságával az feladatok sürgősségét, a körök méretével a fontosságukat szemléltesd.
3. Ez után rajzold be azokat a törekvéseidet, céljaidat, amelyeket akár a közeli, akár a távoli jövőben szeretnél megvalósítani. Ilyen lehet például egy külföldi tanulmányút, a boldog családi élet, és a sikeres karrier is. A körök „énedtől” való távolságával az feladatok sürgősségét, a körök méretével a fontosságukat szemléltesd.

Ahhoz, hogy értelmezhető legyen a következő instrukció, el kell mesélnem egy történetet (hátha valaki nem ismeri): Ha veszünk egy nagy befőttesüveget és telerakjuk nagyobb méretű kövekkel, akkor vajon megtelik-e az üveg? Természetesen nem. Most előveszünk egy zacskónyi kavicsot és rászórjuk. A kavicsok szépen feltöltik az eddig üresen maradt részeket. Most tele van-e az üveg? Még jó, hogy nem. Van nálunk egy zacskónyi homok és az is rászórjuk. Most tele van? Nincs, mert még ráönthetünk egy kancsó vizet és a befőttesüveg azt is befogadja. Nos, a történetnek a triviálisabb tanulsága természetesen az, hogy a napunkban lévő kis rések betöltése mindig lehetséges.

De nézzük a kevésbé triviális tanulságot: Megcsinálhattuk volna-e ezt a műveletsorozatot fordítva? Ha a vízzel kezdjük a feltöltést, utána beleszórjuk a homokot, a kavicsot, végül a nagyobb köveket. Bizony nem, mert ebben az esetben a nagyobb köveknek már nem marad hely, pedig jó lenne. A tanulság, hogy ha nem akarjuk szétforgácsolni csip-csup ügyekkel a napunkat, akkor előbb a „nagyobb köveket” kell szépen a helyükre raknunk. Most gondoljuk azt, hogy ezek a nagyobb kövek életünk nagy céljait reprezentálják. Szörnyű gondolat nem? Szó szerint elvesztegetjük az életünket „tűzoltási” tevékenységre, holott a célunk felé kellene mennünk nagy sebességgel. Ehhez viszont előbb azonosítanunk kell ezeket a köveket.

4. Most jött el az idő, hogy a rajzodon azonosítsd azokat az ominózus „nagyobb köveket”, amelyek életed célja felé segítenek. Jelöld őket valahogy!
5. Ezt követően rajzold fel a napi szintű feladataidat (pl. munkahelyi feladatok) is a lapra.
6. Végül pedig minden feladat mellé (amire időt szeretnél áldozni) írj egy jól látható számot az alábbi osztályozás alapján:
   • (1) TŰZ: Azonnal elvégzendő, nem halasztható feladat. Úgy közelíted meg a feladatot, mint ha tűz lenne az irodádban. Azzal sem késlekedhetsz.
   • (2) EMBER: A legfontosabb feladataid, amelyek a fő céljaidhoz vezetnek. A nagyobb kövek. Úgy közelíted meg a feladatot, mint ha egy másik ember lenne. Ha jelen van, folyamatos odafigyelést igényel.
   • (3) ÁLLAT: Ezek átlagos prioritású feladatok, amelyek ugyan fontosak, de nem igényelnek folyamatos figyelmet. Úgy közelíted meg a feladatot, mint ha egy házi kedvenc lenne, amely gondozni kell ugyan, de mégsem feltétlenül kell rá olyan folyamatos figyelmet áldozni, mint egy emberre.
   • (4) NÖVÉNY: Kisebb prioritású feladatok, amelyekre időközönként rá kell nézned. Úgy közelíted meg a feladatot, mint ha egy szobanövény lenne. Nem igényelnek folyamatos figyelmet, de ha időnként nem öntözöd őket, akkor kiszáradnak.
   • (5) TÁRGY: Ide tartoznak az olyan feladatok, amelyek esetében nem nálad van a labda. Úgy közelíted meg a feladatot, mint ha csupán egy tárgy lenne az asztalodon. Ott van, és ezt tudnod kell, de jelenleg nincs vele dolgod.

Ezzel az osztályozással, egyszeri rátekintéssel is látni fogod, hogy mik a legfontosabb teendőid. Ezt a rajzot (vagy egy mindmap szoftverben elkészített diagramot) folyamatosan magad előtt kell tartanod, ahhoz, hogy növelje a hatékonyságod. Ha eloltottad a tüzet, akkor az előbbi osztályozásnak megfelelően fókuszáld figyelmedet. Kezd úgy minden reggeledet, hogy áttekinted ezt az ábrát és annak megfelelően azokat a feladatokat veszed előre, amelyek az életcélod megvalósításában játszanak főszerepet. Sok sikert a kivitelezéshez!